Toimittajat

Toimittajan tulee olla perustettuna ennen tuotteiden perustamista, tilausten syöttöä ja varastoon tuloa. Useat toimittajalle määritettävistä tiedoista tulevat oletustietoina tehtäessä ostotilauksia tai varastoon tuloja. Toimittajarekisteri on yhtenäinen Ostoreskontra-toiminnon kanssa, joten tavarantoimittajia ei tarvitse erikseen perustaa ostoreskontran puolella.

Toimittajanumerot kannattaa ryhmitellä siten, että tavarantoimittajat ja muut toimittajat tallennetaan erillisille numerosarjoille.

Ohjelma numeroi uuden toimittajan automaattisesti seuraavalle vapaalle toimittajanumerolle, kun toimittaja perustetaan painamalla F3 Uusi. Jos haluat perustaa toimittajan jollekin määrätylle muulle numerolle, niin se onnistuu siten, että syötät Toimittajanumero-kenttään numeron, jolle toimittaja halutaan perustaa; vastaa sitten Kyllä ohjelman kysymykseen Avataanko uusi tietue?

Perustiedot

Kenttä

Selitys

Toimittaja

Toimittajan numero, joka on välillä 1-9999. Ohjelma tarjoaa automaattisesti seuraavaa vapaata numeroa.

Nimi

Toimittajan nimi, joka tulostuu raportteihin.

Pakollinen tieto.

Nimi2

Toimittajan nimeä täydentävä osa. Tieto tulostuu ostotilausraporttiin.

Yhteystiedot-välilehti

Kenttä/valinta	Selitys
Postiosoite	Toimittajan osoite, jota toimittajan postituksissa (mm. Ostotilaukset) ensisijaisesti käytetään. Mikäli tieto puuttuu, käytetään toimitusosoitetta.
Toimitusosoite	Toimittajan käyntiosoite, täytetään jos poikkeaa postiosoitteesta.
Maa	Toimittajan maatieto.
Maakoodi	Maakoodi voidaan valita listalta. Jos ostoreskontra on käytössä, niin tieto on pakollinen ulkolaisille toimittajille. Kun koko- ja värilajitelma ei ole käytössä, ostotilausta sähköpostilla lähetettäessä kieleksi tulee toimittajan maakoodin mukaan englanti, jos maakoodi on annettu ja se on joku muu kuin FI.
Sähköposti	Toimittajan sähköposti -kenttä täytetään mikäli ko. toimittajalle halutaan ostotilauksesta lähettää suoraan ruudulle haettu suomenkielinen ostotilaus toimittajan perustiedoissa olevaan sähköpostiosoitteeseen F7 Sähköposti–painikkeella. (Erikseen parametroitava toiminto.)
Toim.tyyppi	Toimittajatyyppi. Jos ostoreskontra on käytössä, voidaan toimittajia ryhmitellä tässä kentässä olevan tiedon perusteella. Kenttä voi sisältää numeroita tai kirjaimia (maksimipituus 2 merkkiä). Ostoreskontran raporteissa on mahdollista rajata toimittajia tällä toimittajatyypillä.
Avaus-pvm	Kenttään voidaan syöttää päivämäärä, jolloin tiedetään milloin toimittaja on perustettu.
Pankkitiedot	Toimittajan IBAN ja BIC ovat pakollisia tietoja, mikäli Ostoreskontra on käytössä.
Maksuehto	Maksuehto-tiedot kannattaa syöttää, sillä ne tulostuvat ostotilauksien syötössä oletustietoina, joita voidaan muuttaa, tiedot ovat tärkeitä maksusuunnitelmaraportin luomiseksi. Tietoa tarvitaan myös ostoreskontra-ohjelmassa.
Maksukielto	Kentällä on vain ostoreskontran kannalta merkitystä. Kun kentässä on väkänen, toimittajan laskuja ei voi maksaa.
Asiakas-nro	Kenttään voi syöttää numeron, jonka toimittaja on yrityksellenne antanut. Informatiivinen tieto, joka näkyy vain toimittajatiedoissa.
Y-tunnus	Toimittajan Y-tunnus.
OVT-tunnus	OVT = organisaatioiden välinen tiedonsiirto. Kansainvälinen tunnus, joka on tarkoitettu sähköisten lähetyslistojen ja laskujen toimittamiseen. Vaatii tavarantoimittajalta järjestelmän, joka mahdollistaa tiedonsiirron sähköisesti.
Arvonsiirto	Kenttään syötetään päivien lukumäärä, joiden kuluttua laskun maksuehto astuu voimaan.

Lisätiedot-välilehti

Kenttä/valinta	Selitys
Toimitusehto	Kohtaan merkitään toimittajien kanssa sovittu toimitusehto.
Toimitustapa	Kohtaan merkitään toimittajien kanssa sovittu toimitustapa.
Muut ehdot	Informatiivista tietoa, ei käytetä raporteissa tai muissa ohjelmissa.
Lähetysmaa	Jos Intrastat-tilastointi ei ole käytössä kyseessä informatiivinen tieto, joka tulostuu ostotilausraportille. Jos Intrastat –tilastointi on käytössä lähetysmaa on pakollinen tieto. Intrastat -tilastointi raportoi tuloutukset vain sellaisilta tilauksilta, joille on annettu lähetysmaatieto (EU-maa). Tieto kannattaa tallentaa toimittajatietoihin, jolloin se tuodaan tilaukselle oletuksena. Lähetysmaa annetaan kansainvälisenä maatietona. Lista maakoodeista löytyy toimittajatiedoista Maakoodi-luettelosta.
Koodaustapa	Kentässä on oletusehdotuksena automaattinen, eli järjestelmä antaa varastoontulon yhteydessä tuotteelle seuraavan vapaan koodin. Vaihdettaessa kenttään manuaalinen, järjestelmä pyytää varastoon tuloutuksessa antamaan koodin.
EAN -koodit	Valinnalla saadaan haluttaessa tulostettua varastoontulon yhteydessä toimittajan EAN-koodi.
Ei kerrytä bonusta	Kentällä on merkitystä vain silloin kun bonusjärjestelmä on käytössä.
Tuontikustannukset	Ulkomailta tuotavan tavaran yhteenlaskettu kustannusten prosenttiosuus alkuperäishinnasta. Prosenttia on myöhemmin mahdollisuus muuttaa. Annettaessa ostotilauksissa tai varastoon tulossa ostohinta, ohjelma lisää tuontikustannusten osuuden ostohintaan.
Valuutta	Mikäli toimittaja ilmoittaa tehdashinnan omassa valuutassaan, voidaan valikosta valita ko. valuutta. Tällöin ostotilauksessa ja varastoon tulossa tehdashinta syötetään toimittajan omassa valuutassa ja ohjelma laskee euromääräisen ostohinnan automaattisesti valuuttaperustietojen mukaisesti. Myös ostoreskontra käyttää valuuttatietoa. Katso myös Valuutat.
Tehdashinta	Kentässä valitaan toimittajan oletustehdashinnaksi joko verollinen tai veroton. Jos tehdashinta on määritelty verottomaksi, lisää ohjelma ostotilauksessa / varastoontulossa ostohintaan automaattisesti alv:n osuuden. Huom:Jos muutat toimittajan tehdashintaa verottomasta verolliseksi tai toisinpäin, muutos ei tule voimaan jo olemassa oleviin tilauksiin.
Ennakkoalennus	Alennus, jonka toimittaja myöntää ennakko-ostoista. Ostotilauksessa /varastoontulossa ohjelma vähentää ostohintaa laskiessaan tehdashinnasta automaattisesti ennakkoalennuksen.
Määräalennus	Tavarantoimittajalta kausittain saatava lisäalennus, joka vaikuttaa tuotteen ostohintaan kuten ennakkoalennus.
Hinnoittelukate	Kenttään voidaan antaa oletuskate, jonka mukaan ohjelma ehdottaaostotilauksessa / varastoontulossa myyntihintaa. Jos kate on annettu numeroina 1-10, niin se toimii kertoimen tavoin. Jos kate on annettu numeroina 11-99, niin se on myyntikateprosentti.

Yhteyshenkilöt-välilehti

Välilehdellä voidaan syöttää 10 eri yhteyshenkilön tiedot.

Funktionäppäimet

Näppäintoiminto	Selitys
F2 Hinnastot	Ohjelmaan on mahdollista tuoda tuotetiedot automaattisesti Excel-pohjaisesta toimittajan hinnastosta. Toiminto on maksullinen lisäpiirre ja siitä on erillinen ohje.
F3 Uusi	Avaa uuden tietueen.
F4 Tallenna	Tallentaa tehdyt muutokset.
F5/F6	Edellinen/seuraava toimittaja.
F7 Lista	Tuo näkyviin toimittajalistan, josta toimittajaa voidaan hakea numeron tai nimen perusteella.
F8 Poista/Peruuta	Poistaa toimittajan. Toimittajaa ei saa poistaa mikäli ko. toimittajan tuotteita on vielä myynnissä tai toimittajanumerolla halutaan suorittaa raportointia. Painikkeen tilalla on Peruuta-painike silloin, kun ollaan perustamassa uutta tuotetta.
F9 Tulosta	Tulostaa toimittajien tiedot rajausten mukaisesti.
F10 Poistu	Ohjelma palaa perustietojen alkuvalikkoon.
F12 Selite	Selite on informatiivinen kenttä, johon voit syöttää toimittajasta tarkempaa tietoa.