Keräilytoiminnon käyttäminen

Keräilytoimintoa käyttäen on mahdollista tehdä keräilyä seuraavissa tiloissa oleville myyntitilauksille:

• Toimittamatta/Vahvistettu

• Jälkitoimituksessa

• Toimitettu

• Osa laskutettu

• Laskutettu

Myyntitilauksen haku keräilyyn

Jos kesken oleva keräily on tallennettu, niin tilausta ei voi hakea tilauslistalta vaan se löytyy tallennettujen listalta. Ohjelma antaa tässä tilanteessa ilmoituksen Tilaus on tallennettuna, ja avaa automaattisesti Keskeytetyt keräilyt -listan.

Keräilyn suorittaminen

Voit suorittaa keräilyn eri tavoin:

• Viivakoodilukijalla

  • Keräilyyn luetaan keräiltyjen tuotteiden koodit yksitellen viivakoodilukijalla.

  • Jos luettu/syötetty tuotekoodi löytyy kerättävän myyntitilauksen riveiltä, kuittautuu rivi toimitetuksi yhden kappaleen osalta.

  • Tuotekoodi voidaan lukea uudelleen; tällöin toimitettu kappalemäärä kasvaa uudelleen luettaessa aina yhdellä.

• Syöttämällä rivin kokonaismäärän koodin luvun jälkeen

  • Voit syöttää kokonaismäärän näppäimistön numeroilla tai keräilytoiminnon numeroilla, ja kuitata sen F7 Määrä -painikkeella.

Hyväksy rivin kokonaismäärä painamalla Enter. Salli rivitoimitus -lisävalinnan ollessa päällä voit hyväksyä rivin toimittamattoman määrän keräillyksi painamalla Enter koodin luvun/rivin valinnan jälkeen.

Jos keräilyssä luetaan koodi jota ei ennestään löydy myyntitilauksen riveiltä tilattuna, niin myyntitilaukselle muodostuu uusi toimitusrivi tilauksen loppuun ilman tilattua määrää. Tilauksen ulkopuolinen tuote voi olla esim. korvaava tuote.

Kappalemäärän vaihto on mahdollista myös uudelle riville.

Riveillä, joihin on tehty keräilyä, infotaan myös värikoodein toimituksen vaiheesta. Rivien väritys muuttuu toimitettujen kappalemäärien ja uusien rivien mukaan seuraavasti:

• Sininen rivi: keräilyvaiheessa rivi muuttuu siniseksi, kun se on kokonaan toimitettu. Eli näin käy tavoitetilanteessa, jossa toimitettu määrä on sama kuin tilattu määrä. Tavoitteena on saada kaikki myyntitilauksen rivit kokonaan toimitetuiksi (eli sinisiksi).

• Punainen rivi: keräilyvaiheessa rivi muuttuu punaiseksi, kun toimitettu määrä on isompi kuin tilattu määrä. Uusi rivi (keräilyyn lisätty koodi, jolle ei ole tilattua määrää) näkyy myös punaisena.

• Jos aiemmin toimitetulle myyntitilaukselle tehdään keräilyä uudelleen, niin sinisellä värikoodilla näkyvät myös sellaiset jo laskutukseen hyväksytyt rivit, joissa toimitettu määrä ylittää tilattujen määrän, koska tällainen rivi on jo hyväksytty aiemmin edellisessä toimituksessa.

Rivin poisto

Jos rivillä on jo laskutukseen hyväksyttyä toimitettua määrää, riviä ei voi poistaa. Ohjelma antaa ilmoituksen Toimitettua koodia ei voi poistaa, jos jo toimitettua riviä yritetään poistaa keräilyssä.

Riviä jolla on tilattua määrää ei voi poistaa. Ohjelma antaa ilmoituksen Myyntitilauksella olevaa tuotetta ei voi poistaa, jos riviä jolla on tilattuja kappaleita yritetään poistaa keräilyssä.

Keräilyn keskeyttäminen

Voit tarvittaessa keskeyttää ja tallentaa keräilyn myöhempää käsittelyä varten painamalla F10 Poistu/Tallenna. Kun tilaukselle on tehty muutoksia, avautuu Keräilyn keskeytys -ruutu; valitse Tallenna, jos haluat tallentaa jo tehdyn keräilyn. Ohjelma tallentaa keräilyn automaattisesti määräytyvälle ensimmäiselle vapaalle keskeytysnumerolle.

Tallentamisen jälkeen et voi suoraan ladata tilausta F2 Hae tilaus -toiminnolla, vaan sinun tulee hakea se käsittelyyn tallennetun keräilyn kautta painamalla F3 Hae tallennettu. Kun valitset keräilyn listalta käsittelyyn, poistuu keräilytapahtuma tallennettujen listalta.

Voit myös poistua tallentamatta keräilyä painamalla Keräilyn keskeytys -ruudulla F10 Poistu; tällöin keräilyssä tehdyt muutokset perutaan. Muutokset on mahdollista perua niin kauan kun keräilyä ei ole laskutettu; esimerkiksi kun keräily on haettu tallennetuista ja poistuttu tallentamatta, voidaan tilaus hakea taas alkuperäisin tiedoin tilauksista.

Jos keräily edelleen keskeytyy, tallenna se uudelleen; poistuminen tallentamatta palauttaa tilauksen alkuperäiseen tilaan, ja keräily on aloitettava alusta.

Keräilyn toimitus laskulle tai hetilaskulle

Kun kaikki toimituskerralla toimitettavat tuotteet on keräilty, kuittaa toimitus painamalla joko F11 Lasku tai F12 Hetilasku:

• Lasku:

  • Keräilyssä toimitetuista riveistä tulostuu lähete. Lähetteen laskutus tehdään laskutusehdotuksessa.

  • Kaikki tilatut määrät toimitetaan = myyntitilauksen tilaksi päivittyy Toimitettu.

• Hetilasku:

  • Keräilyssä toimitetuista riveistä tulostuu hetilasku.

  • Kaikki tilatut määrät toimitetaan = myyntitilauksen tilaksi päivittyy Laskutettu.

Molemmissa vaihtoehdoissa ohjelma ilmoittaa toimituksen kokonaismäärän, ja toimituksesta muodostuu toimituskuitti ja -lähete keräilyn työasemalle sille päivälle, jona toimitus tehdään. Toimitus näkyy kuittien selailussa ja kassaraportilla laskumyyntinä sekä myyntireskontran läheteluettelossa. Myynti kirjaantuu myyjäraportilla myyjälle, joka on myyntitilauksella myyjänä.

Jos myyntitilaukselle jäisi toimittamattomia kappaleita, ohjelma kysyy toimituksen yhteydessä kirjataanko tilaus kokonaan toimitetuksi.

Jos painat F4 Kyllä, muuttuu tilaus Toimitettu-tilaan; jos painat F10 Ei, tilaus jää Jälkitoimituksessa-tilaan.

Keräilyn tilauslistalla on myös näppäintoiminto F9 Aseta toimitetuksi, jolla jälkitoimituksessa olevan tilauksen voi muuttaa tilaan Toimitettu.

• Ohjelma pyytää vahvistuksen tilauksen toimitetuksi asettamiselle; jos painat F4 Kyllä, myyntitilauksen tilaksi päivittyyToimitettu.

• Jos painat F10 Ei, tilaus jää Jälkitoimituksessa-tilaan.

  

F9 Aseta toimitetuksi -painike on aktiivinen vain jälkitoimituksessa olevien tilausten kohdalla.