Breadcrumbs

Levytilan hallinta

Levytilan hallinnassa voidaan poistaa vanhoja tietoja.

Kyseessä on erikseen suoritettava maksullinen palvelu; ota yhteyttä Solteqin asiakastukeen.

Tiedot voidaan poistaa kertaluonteisesti, tai tietojen poisto voidaan automatisoida säännöllisesti tapahtuvaksi (mikä on suositeltavaa).

Kirjanpitolaissa on määritetty vähimmäissäilytysajat tietylle tiedoille, joista Teksossa olevat tiedot on listattu alla olevassa taulukossa.

Säilytysaika

Säilytettävät tiedot

Vähintään 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyi

  • Tositteet: kuitit, ostolaskut, myyntilaskut, tiliotteet.

  • Myynti- ja ostolaskuihin liittyvät lähetteet, jos tiedot eivät ilmene laskusta.



Ennen tietojen poistamista on varmistettava, että tietokannan varmuuskopiointi on tehty onnistuneesti, ja että tapahtumat on arkistoitu.

Levytilan hallinta.PNG

Tähän saakka tarkoittaa päivämäärää, johon asti kyseiset tiedot poistetaan. Ohjelma ehdottaa tähän päivää, joka on aina vuoden viimeinen päivä ja muuten perustuu seuraaviin pääperiaatteisiin:

  • tapahtumatason tiedot säilytetään vähintään kaksi vuotta

  • ostotilauskanta vähintään kaksi vuotta

  • mallikohtainen myynti säilytetään vähintään neljä vuotta

  • reskontra säilytetään vähintään vähintään kuusi vuotta

  • tilastoitu myynti säilytetään vähintään kahdeksan vuotta

  • tuotetiedot säilytetään vähintään neljä vuotta

Vanhin tieto tarkoittaa vanhimman tapahtuman päivämäärää, joka tiedostosta löytyy.

Päivämäärä on tyhjä, jos tietoja ei löydy ehdotettavalta ajalta (ei koske tuotetietoja). Käyttäjä voi muuttaa päivää, mutta vain ehdotettua aikaisemmaksi.

Ohjelman ehdottamia tietojen säilytysaikoja voidaan muuttaa tiedostokohtaisesti parametroinnin avulla. Tämä parametrointi tehdään yhdessä Solteqin kanssa.

Seuraavassa on esitetty tarkempi tiedostokohtainen erittely poistettavista tiedoista.

Myyntitapahtumat (kuitit)

Poistoehdot

Poistetaan vain arkistoidut tapahtumat.

Poistetaan tapahtumat (kuitit), joiden myyntipäivä on aikaisempi tai sama kuin annettu päivä.

Poistoehdotus

Viime vuoden loppu – 2 vuotta (vanhemmat tapahtumat löytyvät tarvittaessa arkistoista).

Vaikutus raportointiin

  • Kassaraportti, poikkeamaraportti, virhetapahtumat, myyntiraportit päivittäin, viikottain, myyjittäin, asiakkaittain, kampanjoittain ja alennuskoodeittain

  • Analyysiraportti päivittäin, viikottain ja asiakkaittain

  • Tapahtumaraportti

  • Täydennysraportti

  • Grafiikka ½-tunneittain

  • Myyntitilitys

  • Lahjakorttiraportti

Varastotapahtumat (varastotapahtumakuitit)

Poistoehdot

Poistetaan tapahtumat, joiden päivä on aikaisempi tai sama kuin annettu päivä.

Poistoehdotus

Viime vuoden loppu – 2 vuotta.

Vaikutus raportointiin

  • Siirtoraportti

  • Varasto/Tapahtumaselailu

  • Varastosiirtolähete

  • Lähetyslista

Virhetapahtumat

Poistoehdot

Poistetaan tapahtumat, joiden päivä on aikaisempi tai sama kuin annettu päivä.

Poistoehdotus

Viime vuoden loppu – 2 vuotta.

Vaikutus raportointiin

Virhetapahtumat.

Korttimaksut

Poistoehdot

Poistetaan korttimaksutapahtumat, joiden myyntipäivä on aikaisempi tai sama kuin annettu päivä. Poistoa ei voi suorittaa ajalta, jolta löytyy myynti- tai varastotapahtumia.

Poistoehdotus

Viime vuoden loppu – 2 vuotta

Vaikutus raportointiin

Maksukorttiraportit

Lähetteet

Poistoehdot

Poistetaan lähetteet, joiden myyntipäivä on aikaisempi tai sama kuin annettu päivä. Poistetaan vain maksetut tai laskutetut lähetteet (avoin summa = 0); poikkeus: sovituslähetteet ja asiakastyyppi 'MA':n lähetteet poistetaan, vaikka avoin summa <> 0. Poistoa ei voi suorittaa ajalta, jolta löytyy myynti- tai varastotapahtumia.

Poistoehdotus

Viime vuoden loppu – 6 vuotta.

Vaikutus raportointiin

  • Asiakastapahtumaraportti

  • Läheteluettelo

  • Suoritusluettelo

  • Reskontraluettelo

  • Luottotapahtumaluettelo

  • Tapahtumakäsittely

Laskut

Poistoehdot

Poistetaan maksetut (avoin summa = 0) laskut, joiden laskutuspäivä on aikaisempi tai sama kuin annettu päivä. Poistoa ei voi suorittaa ajalta, jolta löytyy myynti- tai varastotapahtumia.

Poistoehdotus

Viime vuoden loppu – 6 vuotta.

Vaikutus raportointiin

  • Laskujen tulostus

  • Laskuluettelo

  • Reskontraluettelo

  • Tapahtumakäsittely


Tilastot

Poistoehdot

Poistetaan myyntitiedot, joiden myyntipäivä on aikaisempi tai sama kuin annettu päivä. Poistoa ei voi suorittaa ajalta, jolta löytyy myynti- tai varastotapahtumia.

Poistoehdotus

Viime vuoden loppu – 8 vuotta.

Vaikutus raportointiin

  • Myyjäraportti

  • Päiväraportti

  • Grafiikka osastoittain ja myyjittäin

OVT-lähetteet

Poistoehdot

Poistetaan lähetteet, joiden kirjauspäivä on aikaisempi tai sama kuin annettu päivä. Vain vastaanotetut ja poistetuksi merkityt läheterivit poistetaan.

Poistoehdotus

Viime vuoden loppu – 2 vuotta.

Vaikutus raportointiin

-

Ostotilaukset

Poistoehdot

Poistetaan tilaukset, joiden kaikkien rivien toimitusajan takaraja on aikaisempi tai sama kuin annettu päivä.

Poistoehdotus

Viime vuoden loppu – 2 vuotta

Vaikutus raportointiin

  • Ostotilaustulostus

  • Ostot / Omat raportit

Tuote/mallitason myynti (MALLI1)

Poistoehdot

Poistetaan myyntitiedot, joiden myyntipäivä on aikaisempi tai sama kuin annettu päivä. Poistoa ei voi suorittaa ajalta, jolta löytyy myynti- tai varastotapahtumia.

Poistoehdotus

Viime vuoden loppu – 4 vuotta.

Vaikutus raportointiin

  • Analyysiraportti malleittain ja sesonkirajauksella,

  • Myyntiraportti malleittain ja sesonkirajauksella

  • Varastoraportti

  • Inventointiraportti

  • Tuotteen myynti kuukausittain

Ryhmätason myynti (MALLI2)

Poistoehdot

Poistetaan myyntitiedot, joiden myyntipäivä on aikaisempi tai sama kuin annettu päivä. Poistoa ei voi suorittaa ajalta, jolta löytyy mallikohtaista myyntiä (MALLI1).

Poistoehdotus

Viime vuoden loppu – 8 vuotta.

Vaikutus raportointiin

  • Analyysiraportti

  • Myyntiraportit

  • Myynti kuukausittain

  • Grafiikka / myynnin kehitys

Tuotetiedot

Poistoehdot

Tuotetta (mallia) ei poisteta, jos sekä tulopäivä että sesonki puuttuvat. Tuotteen ikä päätellään tulopäivän ja/tai sesongin vuoden (viimeisin näistä) perusteella ja poistoa ei suoriteta, jos se on myöhäisempi kuin annettu päivä.

Tuotetta ei poisteta, jos sillä on myynti- tai varastotietoa (MALLI1) tai jos se löytyy tilauskannasta. Ensin poistetaan em. ehtojen perusteella tuotteet (mallit) ja sen jälkeen sellaiset tuotekoodit, joiden tuotetta ei löydy. Lisätiedot-painikkeen takana voidaan vaihtoehtoisesti määritellä, että tuote poistetaan myös silloin, mikäli tulopäivä puuttuu.

Poistoehdotus

Viime vuoden loppu – 4 vuotta.

Vaikutus raportointiin

  • Perustiedot / Mallit

  • Hinnoittelu

  • Inventointialusta

Myyntitilaukset

Poistoehdot

Poistetaan LASKUTETTU-tilassa olevat myyntitilaukset, joiden tilauspäivä on aikaisempi tai sama kuin annettu päivä.

Asiakkaat

Poistoehdot

Valittavina vaihtoehtoina:

  • Poistetaan ne asiakkaat, joiden viime ostos on tehty ennen tiettyä päivämäärää.

  • Poistetaan passiiviset asiakkaat.

  • Passivoidaan ne asiakkaat, joiden viime ostos on tehty ennen tiettyä päivämäärää.

  • Ei poisteta, jos asiakkaalla on tapahtumia.

Poistoehdotus

Ei poisteta asiakkaita.

Vaikutus raportointiin

-