Ostotilauksen perustiedot

Perustietoruudulla annetaan koko ostotilausta koskevat tiedot, mm. toimittaja, tilausnumero ja hinnoitteluun liittyvät tiedot.

Ruudulta voidaan myös esim. tulostaa aiemmin tehty tilaus tai kopioida se uudeksi tilaukseksi.

Ohjelma tuo oletuksena toimittajatiedon antamisen jälkeen toimittajalle perustietoihin tallennettuja tietoja (esim. toimitustavan ja toimitusehdon) tilauksen perustietoruudulle. Tiedot ovat tilauskohtaisia, ja ne voidaan tarvittaessa muuttaa.

Pakollisia tietoja ovat:

Toimittajatieto
Tilausnumero
Myymälä
Ostajatieto, jos ostoja halutaan raportoida ostajittain
Maksuehto, kun halutaan hyödyntää maksuennuste-raporttia
Kun kursori on Toimittajanumero -kentässä, painamalla F2 voit hakea listan toimittajista.
Kun kursori on Tilausnumero -kentässä, painamalla F2 voit avata listan ostotilauksista.

Tarkista ennen kuin ryhdyt syöttämään rivitietoja, että tehdashinnan verollisuus ja koko tilausta koskevat alennus- ja tuontikustannustiedot ovat oikein.

Perustietoruudun tietojen täyttäminen

Syötä toimittajanumero tai hae se listalta painamalla F2 Lista.
Paina F3 Uusi tilaus. Ohjelma hakee automaattisesti tilausnumeroksi seuraavan vapaan tilausnumeron. Ruudun alaosassa näkyy että kyseessä on uusi tilaus, jolla ei vielä ole rivejä.
- Monimyymäläympäristössä tilausnumeron täytyy olla yksilöllinen jokaisessa myymälässä.
- Oletuksena myymälä on työasemalle määritelty kotimyymälä.
Anna tarvittaessa koko tilausta koskevat alennustiedot. Kentät -osiossa on kerrottu tarkemmin miten etusivulla annetut alennukset vaikuttavat tilauksen riveille.
- Jos kyseessä on muussa valuutassa kuin eurossa syötettävä tilaus, määritä valuutta jossa tehdashinnat syötetään.
- Jos tilauksella on tuontikustannuksia, täytä niitä koskevat tiedot ennen riveille siirtymistä. Kentät -osiossa on kerrottu tarkemmin miten etusivulla annetut tuontikustannukset vaikuttavat tilauksen riveille.
Jos perustat tilaukselle uusia tuotteita/malleja, jotka haluat koodata jo tilausvaiheessa toimittajan EAN-koodeille, klikkaa Koodaus-valintaruutu päälle.
Kun olet antanut tarvittavat tiedot, jatka rivitietojen syöttöön F4 Rivit–painikkeella.

Funktionäppäimet

Näppäintoiminto	Selitys
F3 Uusi tilaus	Tekee uuden tilauksen ja antaa tilaukselle seuraavan vapaan tilausnumeron. Painike aktivoituu kun toimittajanumero on annettu.
F4 Rivit	Jatkaa tilauksen rivitietojen syöttöön. Painike aktivoituu kun tilausnumero on annettu tai tilaus haettu ruudulle.
F5 Kopioi	Kopioi ruudulla näkyvän tilauksen riveineen toiselle tilausnumerolle ja/tai myymälälle. Painikkeen takaa aukeaa ruutu, jossa määritetään uusi tilausnumero ja myymälä, jolle tilaus kopioidaan. Mikäli ruudulla painetaan F5 Uusi tilaus, tarjoaa ohjelma automaattisesti tilausnumeroksi seuraavaa vapaata numeroa. Kopioinnin jälkeen kopioitu tilaus tulee perustietoruudulle näkyviin ja sen rivejä voidaan vielä muokata tarvittaessa.
F6 Poista	Poistaa ruudulle haetun aiemmin tehdyn ostotilauksen. Ohjelma varmistaa tilauksen poiston erillisellä ruudulla.
F7 Sähköposti	Erikseen parametroitava toiminto. Lähettää ruudulla näkyvän tilauksen toimittajatiedoissa määritettyyn sähköpostiosoitteeseen. Sähköpostin lähetys varmistetaan erillisellä ruudulla, jossa lähetettävää tilausta voi vielä esikatsella ja poistua lähettämättä. Kun lähetys tehdään, lähtee toimittajalle saman tien ko. tilaus PDF-muotoisena sähköpostiliitteenä ennakkoon määritetyn otsikon ja saateviestin kera. Toiminto on käytettävissä vain Kirjattu-tilassa olevilla tilauksilla toimittajille, joiden perustietoihin on annettu sähköpostiosoite.
F8 Lähetä	Lähettää ruudulla näkyvän tilauksen myymälään jota tilaus koskee. Tilaus näkyy sivumyymälässä seuraavan tiedonsiirron jälkeen. Toimintoa käytetään pääpaikalla, jos yksittäinen tilaus täytyy lähettää jälkikäteen uudelleen sivumyymälään.
F9 Tulostus	Tulostaa ruudulla olevan tilauksen. Tulostuksessa voidaan määritellä tulostetaanko toimituspaikaksi ja/tai laskutusosoitteeksi pääliike vai myymälä. Kappaletavarapuolen ominaisuuksia käytettäessä tulostuksessa voidaan lisäksi valita tulostetaanko tilauksen toimitusaika rivikohtaisesti ja tulostetaanko tilaus ilman hintoja. Katso myös Ostotilaustulostus.
F10 Poistu	Sulkee ostotilausohjelman.

Kentät

Kenttä	Selitys
Toimittaja	Toimittajanumero, jolle tilaus tehdään. Numero voidaan syöttää kenttään suoraan tai se voidaan hakea listalta. Pakollinen tieto.
Tilausnumero	Numero, joka yhdessä toimittajanumeron kanssa yksilöi tilauksen. Uutta tilausta perustettaessa F3 painikkeella ohjelma ehdottaa automaattisesti seuraavaa vapaata tilausnumeroa, mutta tilausnumero voidaan vaihtaa muuksi. Tilausnumero voi sisältää sekä kirjaimia että numeroita. Monimyymäläympäristössä tilausnumeron tulee olla yksilöllinen jokaisessa myymälässä. Tilausnumeron perään voidaan syöttää vaikka myymälänumero ja erottaa se väliviivalla, esim. KEVÄT2010-1, KEVÄT2010-2. Tilausnumero on pakollinen.
Myymälä	Sen myymälän numero, jota tilaus koskee. Oletuksena kenttään tulee se myymälä, jonka työasemalla tilausta tehdään. Tieto on pakollinen.
Tilauspäivämäärä	Ohjelma ehdottaa uudelle tilaukselle kuluvaa päivää. Päivän voi tarvittaessa muuttaa.
Ostaja	Mikäli yrityksessä on ostajaseuranta käytössä, syötetään kenttään ostajan numero. Numerot ylläpidetään kohdassa F7 Perustiedot / Henkilöt (monimyymälä-ympäristössä henkilötiedot ylläpidetään aina pääpaikalla!). Ostajan henkilönumero on annettava aina, mikäli halutaan tulostaa ostoraportteja myös ostajittain.
Tehdashinta	Tehdashinnan verollisuuden määritys vaikuttaa lopullisen ostohinnan laskentaan. Veroton/verollinen tieto tulee uudelle tilaukselle oletuksena toimittajan perustiedoista ja se voidaan tarvittaessa muuttaa, jolloin se muuttuu vain käsittelyssä olevalle tilaukselle. Täppä määritellään sen mukaan ilmoittaako toimittaja tehdashinnat verottomina vai verollisina. Jos täppä on kohdassa veroton, lisää ohjelma ostohintaan alv:n osuuden. Tehdashinnan verollisuustietoa ei voi tilaukselle vaihtaa enää sen jälkeen kun tilaukselle on syötetty rivejä, joten varmista että tieto on oikein ennen riveille siirtymistä.
Alv-luokka	Tässä tehty alv-luokan määritys koskee koko tilausta siinä perustettavien uusien tuotteiden oletus alv:n osalta. Tässä annetusta poikkeavan alv-määrityksen voi tehdä tilauksen rivitiedoilla myös rivikohtaisesti. Ohjelma tarjoaa oletuksena liiketietoihin määritettyä alv%, jonka voi tarvittaessa muuttaa uudelle tilaukselle valitsemalla alasvetovalikosta toisen alv-luokka.
Toimitusasiakas	Ostotilaukselle määritetty toimitusasiakas tulostuu pystymallisen ostotilaustulosteen toimitusosoitteeksi, tieto voidaan vaihtaa, muuttaa tai poistaa toimittamattomalle tai jälkitoimituksessa olevalle tilaukselle.
Toimitusaika	Päivämäärä, jolloin tilaus toimitetaan. Ohjelma laskee automaattisesti toimituspäivämäärän, mikäli toimittajan perustiedoissa toimitusaika on annettu päivinä. Päivämäärä voidaan tarvittaessa muuttaa, jolloin se muuttuu vain käsittelyssä olevalle tilaukselle. Kenttä on näkyvissä, kun käytetään Tekson kappaletavarapuolen ominaisuuksia.
Viite	Ostotilaukselle annettava viite (max 30 merkkiä), joka tulostuu myös tilauksesta tulostettuun tilaustulosteeseen (A4-pystymalli). Viite on tilauskohtainen ja näkyy myös varastoon tulossa ko. tilauksella. Viitteeseen voidaan kirjata esim. toimittajan käsittelijän nimi tms. muuta hyödyllistä tietoa.
Maksuehto	Annetaan silloin, kun tulostetaan maksuennusteraportteja ja/tai tavarantoimittajalle lähetettäviä tulosteita. Tieto tulee oletuksena toimittajan perustiedoista ja se voidaan tarvittaessa muuttaa, jolloin se muuttuu vain käsittelyssä olevalle tilaukselle. Maksuehdot ylläpidetään kohdassa F7 Perustiedot / Maksuehdot.
Arvonsiirto	Osoittaa kuinka monen päivän kuluttua toimituspäivästä laskun maksuehdot alkavat. Tieto tulee oletuksena toimittajan perustiedoista ja se voidaan tarvittaessa muuttaa, jolloin se muuttuu vain käsittelyssä olevalle tilaukselle.
Ennakkoalennus	Alennus, jonka toimittaja myöntää ennakko-ostoista. Tieto tulee oletuksena toimittajan perustiedoista ja se voidaan tarvittaessa muuttaa uudelle tilaukselle, jolloin se muuttuu vain käsittelyssä olevalle tilaukselle. Mikäli ennakkoalennus on annettu, huomioi ohjelma sen tuotteen ostohintaa laskiessaan. Esim. jos tilauksella tilataan uusi tuote/malli, jonka veroton tehdashinta on 10.00, alv-prosentti 22 ja tilauksen etusivulla on määritetty 5% ennakkoalennusta, tulee tuotteen verolliseksi ostohinnaksi 11,59 (laskenta 10,00x1, 22x0,95). Jos seuraavalla tilauksella erästä ei saada enää alennusta, niin ennakkoalennusta ei määritetä tilaukselle ja tilauksen rivillä tehdashinta vaihdetaan tarvittaessa tilausvahvistuksen mukaiseksi. Tehdashinta tulee muuttaa esimerkiksi silloin, jos ennakkoon ostettu halvempi tilaus on jo tuloutettu varastoon jolloin tuotteen perustiedoista tai edelliseltä tilaukselta tuleva hintatieto on halvempi kuin millä ilman ennakkoalennusta tilattava erä on (käyttöönotossa on määritelty haetaanko tilaukselle hinnat tuote/mallitiedoista vai edelliseltä tilaukselta). Ennakkoalennus koskee koko tilauksen rivejä. Tieto tulee antaa heti uutta ostotilausta syötettäessä. Mikäli ostotilaukselle on tarve jälkikäteen lisätä ennakkoalennustieto, tulee kaikki tilauksen rivit käydä läpi yksitellen ja hyväksyä rivien tehdashinta kentät enterillä, jolloin rivin hinnoittelu suoritetaan uudestaan. Rivit tulee myös hyväksyä hinnoittelun jälkeen, muuten jälkikäteen annetulla ennakkoalennustiedolla ole vaikutusta tilauksen riveille. Jälkitoimituksessa olevien tai kokonaan toimitettujen tilausten ennakkoalennustietoa ei saa jälkikäteen muuttaa.
Määräalennus	Tavarantoimittajalta kausittain saatava lisäalennus, joka vaikuttaa tuotteen ostohintaan kuten ennakkoalennus. Tieto tulee oletuksena toimittajan perustiedoista ja se voidaan tarvittaessa muuttaa, jolloin se muuttuu vain käsittelyssä olevalle uudelle tilaukselle. Määräalennus koskee koko tilauksen rivejä. Tieto tulee antaa heti uutta ostotilausta syötettäessä. Mikäli ostotilaukselle on tarve jälkikäteen lisätä Määräalennustieto, tulee kaikki tilauksen rivit käydä läpi yksitellen ja hyväksyä rivien tehdashinta kentät enterillä, jolloin hinnoittelu suoritetaan uudestaan. Rivit tulee myös hyväksyä hinnoittelun jälkeen, muuten jälkikäteen annetulla Määräalennustiedolla ole vaikutusta tilauksen riveille. Jälkitoimituksessa tai kokonaan toimitettujen tilauksen Määräalennustietoa ei saa jälkikäteen muuttaa.
Toimitusehto	Toimittajan toimitusehto. Tieto tulee oletuksena toimittajan perustiedoista ja se voidaan tarvittaessa muuttaa, jolloin se muuttuu vain käsittelyssä olevalle tilaukselle. Toimitusehdot ylläpidetään kohdassa F7 Perustiedot → Toimitusehdot.
Toimitustapa	Toimittajan toimitustapa. Tieto tulee oletuksena toimittajan perustiedoista ja se voidaan tarvittaessa muuttaa, jolloin se muuttuu vain käsittelyssä olevalle tilaukselle. Toimitustavat ylläpidetään kohdassa F7 Perustiedot → Toimitustavat.
Valuutta	Määrittelee missä valuutassa toimittaja ilmoittaa tehdashinnat. Kentän ollessa tyhjä käsittelee ohjelma tehdashinnan euroina. Jos kenttään on valittu jokin valuutta, syötetään tehdashinta tässä valuutassa ja ohjelma laskee euromääräisen ostohinnan automaattisesti valuuttaperustietoihin määritetyn kurssin mukaisesti. Kentän käyttö edellyttää siis valuuttakurssien ylläpitoa kohdassa F7 Perustiedot → Valuutat. Valuuttatieto tulee oletuksena toimittajan perustiedoista ja se voidaan tarvittaessa muuttaa, jolloin se muuttuu vain käsittelyssä olevalle uudelle tilaukselle.
Koodaus	Tilauksella perustettavat uudet tuotteet voidaan koodata jo tilauksen syötön yhteydessä, jos käytetään toimittajan eankoodeja. Jos tilaukselle valitaan Koodaus –täppä, kysyy ohjelma uusille tuotteille/malleille EAN-koodin rivin hyväksymisen yhteydessä. Kappaletavarapuolen ominaisuuksia käytettäessä tuote, jonka tuotenumerona käytetään eankoodia koodaantuu rivin hyväksymisellä automaattisesti ko. eankoodille. Koodaus valinnalla voidaan koodata vain toimittajan eankoodeja, automaattikoodaus ei ole mahdollista. Koodaus -täppää ei ole oletuksena valittuna, vaan se tulee täpätä erikseen tilaukselle tarvittaessa uutta tilausta tehtäessä tai täydennettäessä aiemmin kirjatulle tilaukselle uusia rivejä.
Tuontikustannukset	Ulkomailta tuotavan tavaran yhteenlaskettu kustannusten prosenttiosuus tilauksen alkuperäishinnasta. Jos kenttään on syötetty prosenttiarvo, lisää ohjelma tuontikustannusten osuuden ostohintaan jokaiselle riville. Tieto tulee oletuksena toimittajan perustiedoista ja se voidaan tarvittaessa muuttaa, jolloin se muuttuu vain käsittelyssä olevalle uudelle tilaukselle. Tuontikustannukset voidaan antaa myös euroina vaihtamalla prosentin kohdalla oleva täppä euro-kohtaan. Tällöin tilauksen euromääräinen kokonaistuontikustannus annetaan samaan kenttään, johon prosentti syötettäisiin. Ohjelma jyvittää euromääräiset tuontikustannukset ostohintoihin rivien ostohintojen sekä tilattujen kappaleiden suhteessa. Jos toimintoa käytetään, muuttuu ostohinta jo tallennetuille riveille uusia rivejä lisätessä tuontikustannusten mukaan. Jos tilaukselle lisätään myöhemmin uusia rivejä, muuttuu myös aiemmin tallennettujen rivien ostohinnat tilauksen muuttuessa. Jos Hinnoittelu-valinta on täpättynä, hinnoitellaan myös olemassa olevien rivien myyntihinta uudelleen rivin ostohinnan muuttuessa katteella tai kertoimella joka alun perin rivillä on annettu (uudelleen hinnoiteltaessa myyntihinta pyöristetään, joten kate% ei ole välttämättä eksaktisti sama kuin alun perin). Tuontikustannukset-tieto tulee antaa heti uutta tilausta tehtäessä. Tuontikustannuksia ei voi lisätä tai muuttaa jälkikäteen jälkitoimituksessa olevalle tai kokonaan toimitetulle tilaukselle. Toistaiseksi euromääräistä tuontikustannusta voi käyttää vain niin, että ostotilaukselle ei lisätä enää uusia rivejä sen jälkeen kun tilausta on toimitettu eli kun tilaus on jälkitoimituksessa tai kokonaan toimitettu. Mikäli aiemmin kirjatulle toimittamattomalle tilaukselle lisätään jälkikäteen (tilauksen rivien tallentamisen jälkeen) tuontikustannukset, tulee kaikki muutetun tilauksen rivit käydä läpi yksitellen ja hyväksyä rivien tehdashinta enterillä, jolloin rivien hinnoittelu suoritetaan uudelleen.
Lähetysmaa	Tilauksen lähetysmaa, joka tulostuu ostotilausraportille. Tieto tulee oletuksena toimittajan perustiedoista ja se voidaan tarvittaessa muuttaa, jolloin se muuttuu vain käsittelyssä olevalle tilaukselle. Mikäli käytössä on Intrastat –tilastointi, tieto on pakollinen Intrastatissa raportoitavien tilausten osalta. Lähetysmaa annetaan kansainvälisenä maatietona. Lista maakoodeista löytyy toimittajatiedoista maakoodi-luettelosta ja tilauksen etusivulta lähetysmaa kentän vierestä.
Kuljetus	Käytetään vain tilauksilla, jotka raportoidaan Intrastat-tilastoinnoissa, jossa kyseessä on pakollinen tieto. Alasvetovalikosta on valittavissa tilauksen kuljetusmuoto. Tieto näkyy Intrastat tilastoinnin raportilla kentässä kuljetusmuoto.