Ostotilauksen rivitiedot

Ostotilauksen riveillä lisätään tilaukselle mallit ja määrät, joita toimittajalta tilataan. Jos tilattavaa mallia ei löydy tuoterekisterissä, se saadaan perustettua suoraan tilausrivillä.

Riveillä on mahdollista lisätä myös rivikohtaisia tekstitietoja sekä tilausta koskeva otsikkotieto.

Rivitietojen syöttäminen

Syötä mallinumero ja paina Enter. Mikäli kyseessä on tuoterekisteristä jo ennestään löytyvä tuote, voit myös hakea sen listalta painamalla F2 Lista. Vanhan mallin ollessa kyseessä ohjelma tuo tuotteen tiedot automaattisesti ruudulle ja siirtää kursorin tilauskappaleisiin.
Ostotilauksen rivitietoruutu
- Väri- ja kokolajitelmallisella mallilla kursori siirtyy värikenttään. Mikäli kyseessä on uusi tuote, syötä tuotteen tiedot. Väri- ja kokolajitelmallisen uuden mallin hintatiedot syötetään kokolajitelmaruudulla, joka aukeaa kun painat F4 Jatka.
- Voit hyödyntää rivin kopiointia perustaessasi samalla tilauksella useampia värilajeja samalle kokolajitelmalliselle mallille. Tällöin mallin perustiedot saadaan kopioidulta riviltä ja riittää että vaihdat väritiedon uudelle riville ja jatkat kokolajitelmaruudulle antamaan/hyväksymään tilatut kappaleet.
- Jos haluat perustaa mallin, jolla ei ole kokolajitelmaa, jätä Kokolajitelma-kenttä tyhjäksi. Kun painat F4 Jatka, pääset syöttämään mallin hintatiedot ja tilatut kappaleet ilman erillistä kokolajitelmaruutua. Katso myös rivitietoruudun kenttien kuvaukset ja esimerkit mallin perustamisesta ostotilauksella.
Väri- ja kokolajitelmallisen mallin tilatut määrät annetaan erillisella kokolajitelmaruudulla. Syötä kappalemäärä Tilattu-kenttään ja paina Enter, jolloin ostoarvo päivittyy.
Ostotilauksen kokolajitelmaruutu
- Ruudulla olevaan Vahvistettu-kenttään voidaan syöttää toimittajan lähettämän tilausvahvistuksen päivä (tieto on informatiivinen ja toimii käyttäjälle muistikenttänä).
- Tilattavat kappaleet syötetään koottain niille varattuihin kenttiin. Mikäli kokolajitelmatietoihin on määritelty oletuskappalemäärät, tulevat ne automaattisesti näkyviin tilattaviin kappaleisiin. (Mallin eri kokotiedoille on mahdollista määrittää myös eri hintatiedot).
- Mikäli tilataan useita saman lajitelman sisältäviä paketteja, voidaan Pakettilkm -kenttään määrittää pakettien lukumäärä. Kokokohtaisiksi kappalemääriksi syötetään tällöin yhden paketin sisältämät määrät. Kokonaistilausmäärä on täten kokokohtaiset määrät x pakettilkm. Kun ostotilaus on tehty paketeittain, tehdään myös varastoontulo paketeittain eikä vain osaa paketista ole mahdollista tulouttaa. Katso myös F6 Määräkerroin
Tallenna rivi F4 Rivi valmis -painikkeella.
Jos tilauksen perustietoruudulla on valittu koodaus, pyytää ohjelma uusille mallin kokolajeille toimittajan EAN-koodit rivin valmiiksi hyväksymisen yhteydessä.
Kun kaikki rivit on syötetty, tallenna tilaus F6 Valmis -painikkeella. Mallin tilatut kappaleet päivittyvät varastokyselyn Tilattu-näkymään tässä vaiheessa.
Ostotilauksen rivitiedot valmiina tallennettavaksi

Funktionäppäimet

Rivitiedot-ruutu

Näppäintoiminto	Selitys
F1 Ohje	Avaa ohjeen.
F2 Lista	Tuo näkyviin listan kenttään syötettävistä tiedoista. Jos kursori on painiketta painettaessa Tuotenro-kentässä, aukeaa tuotelista. Jos kursori on Ryhmä-kentässä, aukeaa tuoteryhmälista.
F3 Kopioi	Kopioi halutun rivin, jolloin saman tuotteen tiedot saadaan hintoineen ja tilausmäärineen automaattisesti seuraavalle riville jonka jälkeen niitä voidaan tarvittaessa muokata (esimerkiksi voidaan perustaa toinen väri). Painikkeen takaa aukeaa ruutu, jossa määritetään kopioitavan rivin numero.
F4 Jatka	Tallentaa rivin ja siirtää sen ruudun yläosaan.
F5 Poista	Poistaa yksittäisen rivin. Painikkeen takaa aukeaa ruutu, jossa määritetään poistettavan rivin numero.
F6 Valmis	Tallentaa valmiin tilauksen.
F7 Uusi rivi	Tekee tilaukselle uuden rivin.
F8 Myymäläjako	Avaa erillisen Myymäläjako-ruudun, jossa tilattu määrä voidaan jakaa useammalle myymälälle. Painike on aktiivinen vain silloin, mikäli Tilausjako-toiminto on käytössä. Toiminto on maksullinen lisäpiirre ja siitä on erillinen ohje.
F9 Kuva	Avaa erillisen apuruudun, jossa tuotteelle voidaan määrittää kuva. Kuvaa voi myös muokata ja vaihtaa. Toiminto on maksullinen lisäpiirre ja siitä on erillinen ohje.
F11 Kysely	Avaa varastokyselyn, jossa näkyy tilausrivillä olevan tuotteen sen hetkinen varastotilanne. Mikäli tuotteelle ei löydy varasto- tai myyntihistoriaa, aukeaa Tuotetiedot –ruutu ko. tuotteen kohdalle.
F12 Hae malli	Painikkeen avulla voit hakea mallia ostotilauksesta. Anna painikkeen painamisen jälkeen Mallinro-kenttään haettavan mallin tuotenumero, ja paina Enter. Ohjelma etsii tilauksesta rivin, josta malli löytyy tai ilmoittaa mikäli mallia ei kyseisestä tilauksesta löydy.
F10 Poistu/Peruuta	Poistu palaa ostotilauksen perustietoruudulle. Mikäli tilauksen tietoja on muutettu ja tilaukselta ollaan poistumassa F10:llä F6 Valmis -painikkeen sijaan, kysyy ohjelma tallennetaanko muutokset. Jos rivi on käsittelyssä, painikkeella voidaan peruuttaa tallentamatta käsittelyssä olevalle riville tehtyä muutosta.

Kokolajitelmaruutu

Näppäintoiminto	Selitys
F1 Ohje	Avaa ohjeen.
F2 Edelliset koot	Näyttää edelliset koot (mikäli kaikki koot eivät ole ruudulla näkyvissä).
F3 Seuraavat koot	Näyttää seuraavat koot (mikäli kaikki koot eivät ole ruudulla näkyvissä).
F4 Rivi valmis	Tehty rivi kuitataan valmiiksi tällä painikkeella, jolloin rivi tallentuu tilaukselle ja palataan ostotilauksen edelliselle ruudulle. Muut kokolajitelmaruudulla käytettävissä olevat funktionäppäimet ovat:
F5 Myymäläjako	Avaa erillisen Myymäläjako-ruudun, jossa tilattu määrä voidaan jakaa useammalle myymälälle. Painike on aktiivinen vain silloin, mikäli Tilausjako-toiminto on käytössä. Toiminto on maksullinen lisäpiirre, ja siitä on erillinen ohje.
F6 Ostovara	Avaa erillisen Ostovara-ruudun. Painike on on aktiivinen vain silloin, mikäli Ostobudjetointi-toiminto on käytössä. Toiminto on maksullinen lisäpiirre, ja siitä on erillinen ohje.
F7 Määräkerroin	Avaa erillisen Määräkerroin-ruudun, jossa voidaan antaa kokolajitelman oletustilausmäärälle kerroin. Esim. jos kokolajitelman oletustilausmäärä on 1-2-3-3-2-1 (= 12 kpl) ja määräkertoimeksi annetaan kolme, niin lajitelmaksi tulee 3-6-9-9-6-3 (= 36 kpl).
F8 Lataa koot
F9 Lisää koko	Avaa erillisen Lisää koko-ruudun, jossa voit lisätä uuden koon ko. tilauksen kokolajitelmaan . Koko voidaan lisätä ennen määrien syöttämistä kursorin ollessa tilattu sarakkeessa. Koko ei tallennu Kokolajitelma-tiedostoon. Muut funktionäppäimet liittyvät Myymäläjakoon ja Ostobudjetointiin, jotka ovat ohjelman maksullisia lisäpiirteitä ja joista on erillinen ohje.

Kentät

Kenttä	Selitys
Rivi	Mallinro-kentän yläpuolella vasemmassa laidassa automaattisesti päivittyvä rivinumero.
Alv-luokka	Mallin alv-luokka. Mikäli ryhmätietoihin on tallennettu ryhmää koskeva alv-luokka, päivittyy tämä kenttä automaattisesti uutta tuotetta/mallia perustettaessa, kun on annettu ryhmätieto. Muuten tarjoaa oletuksena tilauksen perustietoruudulla määritettyä alv-luokkaa uusille tuotteille, tiedon voi tarvittaessa muuttaa valitsemalla alasvetovalikosta oikea alv-luokka.
Mallinro	Mallille itse annettu tai toimittajan antama numero. Kenttä voi sisältää sekä numeroita että kirjaimia, maksimissaan 18 merkkiä. Mallinumerossa ei ole suositeltavaa käyttää välilyöntiä, kauttaviivaa tai erikoismerkkejä. Erota haluamasi tiedot mieluummin esim. väliviivalla. Mallinumero on pakollinen tieto.
Ryhmä	Tuoteryhmä, johon kyseinen malli kuuluu. Ryhmänumero voidaan näppäillä kenttään suoraan tai se voidaan hakea listalta. Mikäli kenttä yritetään ohittaa painamalla pelkästään enter, aukeaa lista tuoteryhmistä. Tuoteryhmä on pakollinen tieto.
Mallinimi	Mallin nimi, joka tulostuu mm. kuittiin ja raportteihin. Kenttä voi sisältää sekä numeroita että kirjaimia, maksimissaan 40 merkkiä. Uutta tuotetta perustettaessa nimikenttään tulee oletuksena tuoteryhmän nimi, mutta se tulee muuttaa ja nimetä tuote mahdollisimman tarkasti. Tuotteen nimi on pakollinen tieto.
Kuvaus	Kenttään voidaan halutessa määrittää yksityiskohtaisempaa tietoa mallista. Kuvaus voidaan valita tulostettavaksi A4-vaakamallisiin ostotilaustulosteisiin.
Toi. tuotenro	Toimittajan tuotenumero. Mikäli tuotenumeroinnissa käytetään omaa numerointia, voidaan kenttään haluttaessa syöttää toimittajan tuotenumero. Toimittajan tuotenumero tulostuu, oman tuotenumeron sijasta, A4-vaakamalliselle ostotilaustulosteelle valinnalla tulostetaan toimittajalle.
CN-nimike	Mallin tullinumero (=tavaranimike/CN-nimike 8 merkkiä). Tietoa hyödynnetään tullin Intrastat-tilastoinnissa.
Alkup.maa	Mallin alkuperämaa (2 merkkiä), tietoa hyödynnetään tullin Intrastat-tilastoinnissa.
Ostohinnoittelu	Määrittelee kuinka mallu hinnoittelu halutaan toteuttaa: Keskihinta = myyntikateprosentti lasketaan myyntihinnan ja mallin keskihinnan välisestä erotuksesta. Keskihintaa käytetään myös varaston arvon laskemiseen. Tuotteet hinnoitellaan aina samalla koodilla, vaikka ostohinta muuttuisikin. Tämä on yleisin käytössä oleva hinnoittelutapa. Keskihinta = tapahtumahetken mukainen tuotteen varaston arvo euroina/tuotteen varastokappaleet. Normaali = myyntikateprosentti lasketaan suoraan myyntihinnan ja syötetyn ostohinnan välisestä erotuksesta. Tällöin jokaisessa tulevassa tavaraerässä ostohinnan muuttuessa tehdään mallille eri koodit kuin edellisissä erissä tulleille. Kateprosentti = mallia myytäessä ei ole tiedossa varsinaista myynti- ja ostohintaa. Kateprosentti on kiinteä, ostohintakenttään syötetty prosentti. Mikäli hinnoittelutapana on kateprosentti, täytyy tuotteella olla ruksi kohdassa ei varastoseurantaa. Katso lisätietoja kohdasta Kateprosenttituotteet. Myyntihinta = mallista ei tiedetä kuin myyntihinta, joten varaston arvo lasketaan annetun ostohintakenttään annetun prosentin mukaan
Varastopaikka	Ilmoittaa mallin varastopaikan.
Sesonki	Kenttä määrittää mallin sesongin. Jos kyseessä on jatkuvasti myynnissä oleva tuote, jätä kenttä tyhjäksi. Sesonkitiedon lisääminen ja muuttaminen ostotilauksella päivittää sesonkitiedon mallin perustietoihin, Tekson oletusparametroinnilla. Vaihtoehtoisesti sesonki päivittyy mallin perustietoihin vasta varastoontulossa. Sesonkitunnusta voidaan hyödyntää myynti- ja varastoraportoinnissa (sesonkitiedon muoto vapaa), jolloin saadaan raportoitua tietyn kauden tuotteet ja myös inventoinnin aliarvostuksessa (tämä edellyttää vakiomuotoa jossa käytetään kevät/syksy-merkintää K/S ja vuosilukua, esimerkiksi S/2023).
Yksikkö	Mallin myynti- ja varastointiyksikkö.
Tehdashinta	Toimittajan hinta, josta mahdollisesti saadaan alennusta. Mikäli ostotilauksen perustietoruudulla on määritetty ennakkoalennuksia, määräalennuksia tai tuontikustannuksia, huomioi ohjelma ne automaattisesti laskiessaan tehdashinnan perusteella lopullista ostohintaa. Tilauksen perustietoruudulla määritetään myös, syötetäänkö tehdashinta verollisena vai verottomana. Jos tehdashinta syötetään verottomana, lisää ohjelma ostohintaan alv:n osuuden. Aiemmin perustetun vanhan tuotteen osalta tehdashinta lasketaan ostohinnasta huomioiden perustietoruudulla annetut määrä- ja/tai ennakkoalennukset sekä veroluokka. Tehdashinta voi olla myös ulkomaan valuuttana annettu, tällöin ohjelma laskee ostohinnan euroiksi. Tämä edellyttää valuuttakurssien ylläpitoa perustiedoissa sekä sitä että tilauksen etusivulla on määritelty valuuttatieto jossa tehdashinta syötetään.
Alennus	Rivikohtainen tehdashinnasta saatava lisäalennus, joka vaikuttaa ostohintaan ja hinnoittelukatteeseen. Jos rivikohtainen alennus lisätään aiemmin perustetulle tuotteelle tai uudelle tuotteelle kun myyntihinta on jo annettu myyntihinta, varmistaa ohjelma ostohinnan muuttuessa muutetaanko myös myyntihintaa. Alennus annetaan prosentteina.
Ostohinta	Todellinen euromääräinen ostohinta, jonka ohjelma laskee automaattisesti tehdashinnan ja tilauksen perustietoruudulla syötettyjen tietojen mukaan. Tieto vaikuttaa katteen ja varaston arvon laskentaan, joten kannattaa varmistua että tieto on oikein. Ostohinta on verollinen, mikäli erikseen ei ole muuta määritelty.
Hinnoittelukate	Kenttään syötetyn tiedon perusteella ohjelma laskee automaattisesti myyntihinnan halutun kateprosentin mukaan. Kun tieto on muodossa 0-9,99, niin ohjelma laskee ostohinnalle tämän kertoimen. Kun tieto on 10-99,99, niin kate lasketaan prosentteina. Hinnoittelukate tulee oletuksena toimittajan perustiedoista ja se voidaan tarvittaessa muuttaa, jolloin se muuttuu vain käsittelyssä olevalle riville.
Myyntihinta	Mallin ulosmyyntihinta, jonka ohjelma automaattisesti laskee syötetyn hinnoittelukatteen mukaan. Tieto voidaan halutessa muuttaa, jolloin ohjelma laskee myös hinnoittelukatteen uudestaan. Myyntihinta on verollinen, mikäli erikseen ei ole muuta määritelty.
Toimitusaika	Rivikohtainen toimitusaika. Kenttään tulee oletuksena tilauksen toimitusaika, ja tarvittaessa toimitusaika voidaan tässä muuttaa, jolloin se koskee kyseistä riviä. Tämä muutettu tilausaika tulee automaattisesti myös seuraaville riveille. Kun kirjoitat toimitusaikakenttiin esimerkiksi 05, ohjelma olettaa automaattisesti, että kysymyksessä on tämä kuukausi ja tämä vuosi. Toimitusaika voidaan määritellä päivämäärävälinä tai toimitusviikkona. Toimitusaika on rivikohtainen tieto; ohjelma tarjoaa oletuksena tilauksen 1. riville liiketietoihin määriteltyä ostokautta ja seuraavilla riveillä oletuksena tulee edelliselle riville annettu toimitusaikaväli.
Tukkuhinnat	Mikäli käytössä on tukkuhintatoiminto, voi eri tukkuhintaportaat (4-5 kpl) syöttää niille varattuihin kenttiin.
Tilattu	Kenttään syötetään tilattavat kappaleet.
Ostoarvo	Kenttä näyttää tilattujen kappaleiden yhteisostoarvon. Kentässä olevaa tietoa ei voi ostotilauksissa muuttaa
Toimitettu	Näyttää ko. tilausrivin mahdollisesti jo toimitetut kappaleet. Kentässä olevaa tietoa ei voi ostotilauksissa muuttaa.
Laatu	Voidaan haluttaessa antaa, esim. 100 % puuvillaa. Tieto on lähinnä informatiivinen eikä tulostu raportteihin tai kuitille.
Osasto	Yrityksen käyttämä osasto tai tuotemerkki, johon malli kuluu.
Väri	Jos tuotetta halutaan seurata väritasolla, annetaan väritunnus tähän kenttään. Mikäli syötettyä väritunnusta ei ole ennestään olemassa, pyytää ohjelma värille selitystekstin. Värit kannattaa perustaa siten, että tunnukseksi laitetaan esim. musta eikä 01, sillä tunnuskentän tieto tulostuu hintalappuun ja siten hintalapun ja oikean tuotteen löytäminen on helpompaa. Värin selite tulee näkyviin väri kentän alapuolella näkyvään harmaaseen ruutuun. Jos et halua seurata kyseistä tuotetta väri ja kokotasolla, paina tässä kentässä F4 päästäksesi antamaan hinta- ja kappalemäärätiedot. Värilistalla näytetään uutta mallia perustettaessa kaikki rekisteristä löytyvät värit. Mallille, jolle on jo aiemmin perustettuja (koodattuja) värejä, näytetään oletuksena värilistalla vain mallirekisteristä entuudestaan löytyvät värit. Värilistan sisällön saa vaihdettua toiminnolla F9 Kaikki värit kattamaan kaikki rekisteristä löytyvät värit.
Toim.väri	Toimittajan väritunnus. Voidaan antaa, mikäli käytätte omaa värilajitelmaanne tai -tunnustanne, mutta haluatte tilaukselle näkyviin myös toimittajan käyttämän väritunnuksen. Mikäli käytössä erillinen ohjelman maksullinen toimittajan väri piirre, voidaan annettua toim.väri hyödyntää laajemmin mm. varastokyselyssä ja raporteilla. Toimittajan väri -toiminto on ohjelman maksullinen lisäpiirre ja siitä on oma ohjeensa.
Tyyppi	Mikäli samaa mallia halutaan seurata tyypeittäin, voidaan tieto syöttää tähän kenttään. Käytetään esim. eri mitoituksissa ja farkuissa. Tällöin saman mallin joka tyypille tehdään omat tilausrivit ja jokaiselle tyypille muodostuu oma koodi.
Kokolajitelma	Kenttään syötetään sen kokolajitelman tunnus, joka mallille halutaan. Kokolajitelmat ylläpidetään erikseen kohdasssa F3 Perustiedot / Kokolajitelmat. Tiedon perusteella ohjelma lataa ko. kokolajitelmaan kuuluvat koot seuraavalle ruudulle.