Reklamaatiokäsittely

Reklamaatiokäsittely on kehitetty helpottamaan virheellisten tuotteiden käsittelyä ja raportointia toimittajalle. Toiminnon pääperiaate on se, että kun asiakas palauttaa virheellisen tuotteen, tehdään siitä kassalla palautustapahtuma ja tuote hyvitetään asiakkaalle. Tuote ei kuitenkaan palaudu varastoon, vaan jää odottamaan erillistä reklamaatioiden siirtoa toimittajalle.

Halutuin väliajoin kassalla kirjatut reklamaatiot voidaan siirtää toimitettavaksi toimittajille ja ne voidaan raportoida toimittajittain. Vaihtoehtoisesti reklamaatiopalautus voidaan kirjata myös varastosiirron kautta, mikäli tuotteessa havaitaan virhe ennen kuin se on myyty asiakkaalle.

Toiminnon käyttöönotto

Jotta Tekson reklamaatiokäsittelyä voidaan käyttää, perustetaan Yleisparametreihin (Perustiedot / Parametrit / Yleisparametrit) REKLSYY1 –niminen parametri. Parametrin arvoksi syötetään syykoodit, joilla reklamaatiot halutaan luokitella. Rivin alkuun syötetään syykoodi kahdella merkillä ja sen perään ko. syykoodia vastaava selite (esim. 1 Värivirheellinen). Vähintään yksi syykoodi on oltava olemassa, jotta reklamaatioita voidaan kirjata. Alla olevassa esimerkissä on valittu kolme eri syykoodia, joilla reklamaatiot luokitellaan. Mikäli syykoodeja halutaan antaa enemmän kuin 7 kappaletta, voidaan lisätä toinen parametri REKLSYY2 ja jatkaa tietojen antamista siihen.

Parametrin syöttämisen jälkeen kassaohjelma on käynnistettävä uudelleen, jotta muutokset tulevat voimaan.

Reklamaatiopalautus kassalla

Jotta reklamaatiotoiminto on kassalla käytettävissä, reklamaatiosyiden tulee olla parametroituna Teksoon.

Reklamaatiossa luodulle kuitille voidaan myydä samalla uusia tuotteita, ja/tai kuitti päätetään asiakkaan käyttämälle maksuvälineelle. Asiakkaalle annetaan siis hyvitys tuotteesta heti palautuksen yhteydessä. Jos asiakkaalle annetaan uusi tuote rikkoutuneen tilalle, voidaan uusi tuote myydä samalle kuitille jolle alkuperäisen tuotteen reklamaatiopalautus tehtiin. Kassalla tehty reklamaatiopalautus ei palauta tuotetta varastosaldoille, vaan se jää odottamaan erillistä siirtoa toimittajalle; reklamaatiotuotteiden siirto käsitellään Varasto-toiminnossa.

1. Anna myyjänumero ja paina Enter.

2. Valitse myytävä tuote:

   1. Lue tuotekoodi lukijalla, tai

   2. näppäile tuotekoodi, tai

   3. kirjoita tuotteen nimi tai alkukirjain/mallinumero ja paina Enter. Valitse sitten tuote listasta painamalla Valitse.

3. Paina 2 kertaa F9 Pal/Mit ja paina sitten Enter.

4. Valitse palautuksen syy nuolinäppäimillä ja paina Enter.

   

5. Kirjoita tarvittaessa tarkempi selitysteksti ja paina F4 Tallenna. Tuote on nyt lisätty myyntiriville negatiivisella hinnalla.

   

6. Siirry maksamiseen painamalla F6 Loppusumma.

7. Valitse maksutapa F2–F8.

Reklamaation siirto toimittajalle

Kassalla tehdyistä reklamaatioista saadaan toimittajakohtaisesti raportti, jolla tietyllä aikavälillä kertyneet reklamaatiot voidaan palauttaa kerralla toimittajalle (valinta Asiakasreklamaatiot). Oletusrajauksena on ko. myymälä. Jos asiakaspalautuksen siirto toimittajalle tehdään keskitetysti pääpaikalla, tulee rajauksiin ottaa mukaan halutut myymälät. Raporttiin tulostuu palautettujen tuotteiden tiedot, palautuspäivä sekä kassaohjelmassa kirjattu selite.

Raportin tulostuksen jälkeen ohjelma, kysyy tehdäänkö näistä reklamaatioista palautus toimittajalle.

• Jos painat Kyllä-painiketta, vähentää ohjelma reklamaation kyseisen tuotteen tulokappaleista sen myymälän osalta, jossa asiakasreklamaatio on vastaanotettu.

• Jos palautusta toimittajalle ei vielä tässä vaiheessa haluta tehdä, paina Ei-painiketta. Ohjelma ehdottaa palautusta uudestaan, kun raportti seuraavan kerran tulostetaan samoilla rajauksilla.
  
  Palautukset toimittajalle -sisältövalinnalla voidaan raportoida toimittajalle palautetuiksi merkatut reklamaatiot.

Kaikista toimittajille tehdyistä palautuksista muodostuu varastotapahtumakuitti, joka näkyy varaston tapahtumaselailussa. (Varasto / Tapahtumaselailu).

Varastossa olevan viallisen tuotteen reklamaatiopalautus toimittajalle

Jos myymälän varastossa olevan tuotteen huomataan olevan viallinen, voidaan tuotteesta tehdä reklamaatiopalautus varastosiirron avulla. Toiminto löytyy Tekson kohdasta Varasto → Varastokysely → Siirto koodilla. Vaihtoehtoisesti toiminto voidaan käynnistää myös Reklamaatiot-toiminnosta, painamalla F5 Palauta toimittajalle.

Valitse tällöin Reklamaatiopalautus, valitse oikea myymälä (Myymälään-tieto on oletuksena oikein), syötä/lue tuotteen koodi, anna kappalemäärä ja paina Enter.

Valitse aukeavasta listasta oikea syykoodi (vaihtoehtojen välillä liikutaan nuolinäppäimillä ja valinta tehdään painamalla Enter). Seuraavaksi aukeaa erillinen ikkuna, johon voidaan kirjoittaa reklamaation selite tarkemmin ja esim. asiakkaan yhteystiedot. Tiedot tallennetaan painamalla F4 Tallenna.
Tämän jälkeen voit jatkaa varastosiirtoja, poistoja tai reklamaatiopalautusten syöttöä syöttämällä seuraava koodi.

Kun kaikki halutut tapahtumat on syötetty, tallenna tiedot lopuksi painamalla F4 Tallenna. Tämän jälkeen voit poistua ruudulta painamalla F10. Ohjelma merkitsee tallennuksen yhteydessä tuotteen palautetuksi toimittajalle, jolloin se poistuu myös varastosaldosta sekä tulokappaleista ja on raportoitavissa Reklamaatiot –toiminnossa sisältövalinnalla Palautukset toimittajalle.

Mikäli jokin tapahtumista halutaan poistaa ennen tapahtumien tallennusta, voit aktivoida rivin hiirellä klikkaamalla ja valitsemalla F8 Poista.